#2 Tanuljunk meg tudatosan bánni az üzeneteinkkel és a könyveinkkel! - Praktikák a lustaság legyőzésére Az üzeneteink és könyveink kezelésének képessége nem csupán a hatékonyságunkat növeli, hanem a mindennapjainkat is gazdagabbá teszi. Az alábbiakban né

Valóban elgondolkodtató, hogy milyen frusztráló lehet szemlélni, ahogyan egyre csak gyűlnek a megválaszolatlan üzenetek a postaládánkban. Miközben próbálunk válaszolni, könnyen elveszíthetjük a fonalat, és végül a valódi munkánk elvégzése háttérbe szorul. Hasonlóképpen, mennyire kiábrándító olvasni érdekes és inspiráló könyveket, miközben az elolvasottak szinte azonnal elfelejtődnek, amint becsukjuk a kötetet. A hosszú távú fókuszálás, a mélyreható tudás megszerzése, és a zavaró e-mailek, valamint a fölösleges chatüzenetek kiszűrése manapság komoly kihívások elé állítják azokat, akik órák hosszat a számítógép előtt ülnek. Az alábbiakban két egyszerű, de hatékony módszert osztunk meg, amelyek segítségével okosabban kezelhetjük üzeneteinket és nagyobb figyelemmel olvashatjuk el könyveinket.

Az elmélyülés kétségkívül a legmegbízhatóbb módja annak, hogy elkerüljük a fásultságot. Emellett segít abban is, hogy a kitűzött céljainkat valóban megvalósítsuk. Két újságíró, a Stockholmban született Mikael Krogerus és a svájci Roman Tschäppeler 2021-ben adták ki a „41 megvalósítási modell” című könyvüket. Ebben rövid, lényegre törő írásokkal és kreatív illusztrációkkal inspirálják az olvasót, hogy hogyan léphet át az elhatározások szintjén, a saját motivációja felkeltésén és az akadályok leküzdésén, egészen a tervek megvalósításáig. Legyen szó akár gyereknevelésről, lakásfelújításról, üzleti tervek kidolgozásáról, vagy reklámkampányok lebonyolításáról, az ő egyszerű, mégis nagyszerű modelljeik szerteágazó szituációkban is alkalmazhatók. Hírlevélsorozatunkban ezek közül a módszerek közül válogatjuk ki a legszélesebb körben hasznosíthatóakat. Második rész.

Az irodai élet egyik döntő kérdése, hogy mit kezdjünk az e-mailekkel? Azonnal válaszoljunk rájuk, vagy csak később?

A szüntelenül érkező üzenetek - Slack, Whatsapp, Teams, Threema, egyéb üzenetküldő alkalmazások, SMS-ek és persze, e-mailek - a munkánkhoz tartoznak, ugyanakkor akadályoznak bennünket a tényleges munkában. Vajon hogyan hagyhatjuk abba a különféle üzenetek fogadását és megválaszolását, hogy végre dolgozni kezdhessünk?

Vizsgáljuk meg először az adatokat. Egy kutatás alapján a munkanapunk körülbelül egyharmadát szenteljük az üzenetek olvasására és feldolgozására. Érdemes megjegyezni, hogy ez a tanulmány már évek óta folyamatban van, így valószínű, hogy a valós idő még ennél is magasabb.

De ez még nem minden: a Microsoft alkalmazottai körében végzett vizsgálat azt állapította meg, hogy a nem hatékony vezetőket leginkább arról lehet felismerni, hogy hosszú idő elteltével válaszolnak az e-mailekre. Adam Grant munkapszichológus erről azt írta: "Ha ön gyorsan válaszol az üzenetekre, azzal azt jelzi, hogy lelkiismeretes, rendszerető és szorgalmas." Természetesen előfordulhat, hogy egy üzenet válasz nélkül marad, de ha rendszeresen elhanyagoljuk a levelezést, az Grant szerint azt a benyomást kelti, hogy megbízhatatlanok, vagy ami még rosszabb, közömbösek vagyunk.

Az üzenetek időben történő kezelésére még szakkifejezés is van: Inbox Zero. Ez azt jelenti, hogy gondoskodunk róla, hogy a postaládánkban nulla új üzenet legyen. Ehhez nem kell minden levélre válaszolnunk. Ha a feladó olyan kérdéseket tesz fel, amelyekre maga is tud felelni, nem tartozunk neki válasszal. Akkor sincs vége a világnak, ha nem válaszolunk azonnal (lásd yesterbox-szabály). Adam Grant azonban megjegyzi, hogy egy üzenet figyelmen kívül hagyása ma olyan, mintha 1990-ben nem vettük volna fel a telefont, vagy 1950-ben nem válaszoltunk volna egy levélre. De hogyan kezelhetjük úgy az üzeneteket, hogy ne menjen rá az egész munkanap?

Szánjunk elegendő időt a válaszadásra! Minél hanyagabbul írunk, annál nagyobb zavart keltünk, és annál több újabb kérdést kapunk. Minél gondosabban kommunikálunk, annál ritkábban kell majd írnunk, és annál jobb kapcsolatot alakíthatunk ki a címzettekkel.

Tanuljunk meg nemet mondani! Ha a kérés nem a mi szak területünkhöz tartozik, írjuk meg, hogy ebben nem ismerjük ki magunkat. Ha túl sok a dolgunk, írjuk, hogy erre sajnos nincs kapacitásunk. Ha nem akarunk válaszolni a kérdésre, akkor pedig azt, hogy erre nem akarunk válaszolni.

Naponta csupán egyszer foglalkozzunk az üzeneteinkkel! Ezt a megközelítést hirdette a 2020-ban elhunyt vállalkozó, Tony Hsieh, akinek a yesterbox-szabálya szerint egy órát érdemes szentelni a tegnapi levelek átnézésére (innen a yesterbox elnevezés, amely az inbox helyett használatos). Érdekes módon sokszor tapasztalhatjuk, hogy a beérkező kérdések és kérések jelentős része a legutóbbi 12-24 órában már önállóan megoldódott, így a teendőink listája lényegesen csökkenthető.

Amikor új projektekbe vágunk, elkerülhetetlen, hogy könyvekhez nyúljunk, hiszen ezek segítenek mélyebben megérteni a választott témát. Azonban az olvasott információk jelentős része sajnos idővel elhalványul, és könnyen feledésbe merül.

Ezt ábrázolja Hermann Ebbinghaus (1850-1909) pszichológus felejtésgörbéje. Kiderül belőle, hogy egyetlen nap elteltével alig harmadára emlékszünk annak, amit elolvastunk. Hosszú távon pedig gyakorlatilag semmire.

Adam Zamoyski „1812” című műve mélyen árnyalja Napóleon oroszországi hadjáratának történetét, és olvasás közben úgy érezhetjük, hogy valóban betekintést nyerünk a korszak titkaiba. Azonban két nappal később már könnyen elfelejthetjük, hogy Napóleon a Szent Ilona vagy Elba szigetén találta-e végső nyughelyét. Így felmerül a fontos kérdés: milyen módszerekkel olvashatunk úgy, hogy tartósabb nyomot hagyjunk az olvasott szövegben? Először is, érdemes aktívan jegyzetelni olvasás közben. A fontosabb események, nevek és dátumok kiemelése segíthet abban, hogy a szöveg mélyebben rögzüljön az emlékezetünkben. Ezen kívül a kérdések feltevése is hasznos lehet; például, miért történt egy adott esemény, vagy milyen következményekkel járt. Az ilyen típusú gondolkodás nemcsak az információk feldolgozását segíti, hanem a kritikai gondolkodásunkat is fejleszti. Másodszor, próbáljuk meg az olvasottakat összekapcsolni a saját tapasztalatainkkal vagy más történelmi eseményekkel. Ha tudatosan keressük a párhuzamokat, az olvasott anyag sokkal inkább a mindennapi életünk részévé válik, így könnyebben emlékezhetünk rá. Végül, az is segíthet, ha a könyv tartalmát másokkal megosztjuk, például egy könyvklub keretein belül. A beszélgetések során új nézőpontok merülhetnek fel, amelyek még inkább elmélyítik a megértésünket és emlékezésünket. Összegzésképpen, ha tudatosan közelítünk az olvasáshoz, aktívan jegyzetelünk, kapcsolatokat keresünk, és megosszuk a gondolatainkat másokkal, akkor nemcsak a szöveg tartalmát jegyezzük meg jobban, hanem a tanulási folyamatunk is gazdagabbá válik.

Nézzünk meg néhány kreatív megközelítést:

Olvasás során emeljük ki azokat a kulcselemeket, amelyeket lényegesnek találunk, és húzzuk alá őket.

Minden fejezet végén érdemes átnézni az aláhúzott részeket. Ha még mindig relevánsnak érezzük őket, fogalmazzuk meg a szöveg lényegét kulcsszavakban, vagy írjunk le egy rövid gondolatot egy post-itre, amit ragasszunk az oldal tetejére. Amikor végére érünk az olvasásnak, rengeteg cetli fog díszelegni a könyvünk tetején. Ha később vissza szeretnénk nézni, hogy mit tartottunk fontosnak, először a post-itjeinket olvassuk el.

A könyv elolvasását követően érdemes egy tömör összefoglalót készíteni. Vizsgáljuk meg, hogy milyen főbb témák és üzenetek bontakoznak ki az írás során. Milyen tanulságok, karakterek vagy események maradnak meg bennünk, és mi az, amit érdemes hosszú távon is magunkkal vinni? Az összefoglaló segít rendszerezni a gondolatainkat és mélyebben megérteni a mű mondanivalóját.

Jegyzeteinket ne csak a post-iteken archiváljuk, hanem digitális formában is, hogy a tartalom kulcsszavas kereséssel akár évek múlva is gyorsan megtalálható legyen.

És csináljunk magunknak egy BoB-ot is. A BoB a Book of Books (Könyvek könyve) rövidítése: egy olyan könyv, amelybe beírjuk, mikor és milyen könyveket olvastunk. Ezt felírhatjuk egy szép jegyzetfüzetbe vagy online, sőt, nyilvánossá is tehetjük. Pamela Paul irodalomkritikus ki is adta a sajátját. A My Life with BoB (Életem BoB-bal) intim és szívmelengető betekintést nyújt egy olyan nő életébe, aki szereti a könyveket, és azonnal kedvet csinál a saját változatunk elkészítéséhez.

A BoB írása nem csupán hatékony védekezés a felejtés árnyékával szemben, hanem varázslatos módon előhozza emlékeinket arról, hol álltunk életünk útjain, amikor a könyveket lapozgattuk. Emlékeztet arra, hogy kik voltunk akkoriban, és kikkel osztottuk meg ezeket a pillanatokat.